良い議事録とはなにか？わかりやすい書き方のテンプレート、まとめ方のコツを例に挙げて紹介

「次回の会議、議事録お願いね」と突然頼まれて、「議事録って、そもそも何を書けばいいの？」「どうやって書けば、分かりやすいって言われるんだろう…」「作成に時間がかかって、他の仕事が終わらない…」といった疑問や不安を抱えている方も多いのではないでしょうか。

議事録の作成は、多くのビジネスパーソンが通る道ですが、その書き方をきちんと教わる機会は意外と少ないものです。その結果、自己流で作成してしまい、内容が分かりにくかったり、時間がかかりすぎたりと、悩みの種になりがちです。

この記事では、そんな議事録に関するあらゆる疑問や不安を解消します。議事録の基本的な役割から、誰が読んでも分かりやすい書き方のルール、すぐに使えるテンプレート、そして周りと差がつく作成のコツまで、網羅的に解説します。この記事を読み終える頃には、あなたは議事録作成の不安が自信に変わり、質の高い議事録を効率的に作成できるようになっているはずです。

そもそも議事録とは？なぜ作成する必要があるのか

議事録の書き方を学ぶ前に、まずは「議事録とは何か」「なぜ必要なのか」という基本を理解することが重要です。この土台がしっかりしていると、何を書くべきか迷わなくなります。

議事録の定義：単なるメモではない「公式な記録」

議事録とは、会議や打ち合わせの内容、議論の経緯、決定事項などを記録し、関係者間で共有するための公式な文書です。単に自分のためのメモ（備忘録）とは異なり、「誰が読んでも会議の内容を正確に理解できること」を目的としています。

議事録とよく似たものに「会議録」がありますが、一般的にほぼ同じ意味で使われます。重要なのは、それが個人のメモではなく、組織やチームとしての正式な記録であるという点です。

議事録を作成する3つの重要な目的

では、なぜ手間をかけてまで議事録を作成するのでしょうか。その目的は大きく分けて3つあります。

1. 情報の共有と認識の統一会議の参加者全員はもちろん、欠席者や関連部署のメンバーに対しても、議論された内容や決定事項を正確に伝えます。これにより、「言った・言わない」といったトラブルを防ぎ、関係者全員の認識を同じレベルに揃えることができます。
2. 決定事項の明確化と証拠会議で何が決まったのかを明確に記録することで、その決定が公式なものであることを証明します。特に、顧客との打ち合わせや重要な意思決定の場では、後から確認できる「証拠」としての役割も果たします。
3. 今後のアクション（ToDo）の確認「誰が」「いつまでに」「何をするのか」という、会議で発生した宿題（ToDo）をリストアップします。これにより、タスクの実行漏れを防ぎ、プロジェクトや業務を円滑に進めるための行動計画となります。

これだけ押さえればOK！議事録の基本的な書き方と構成

議事録の目的が分かったところで、次はいよいよ具体的な書き方です。どのような議事録でも共通して使える、基本的な構成と項目をマスターしましょう。この型さえ覚えてしまえば、もう何を書くべきか迷うことはありません。

議事録に必須の基本項目（5W1H）

優れた議事録は、まず基本情報が漏れなく記載されていることが大前提です。以下の項目は、どのような会議の議事録でも必ず含めるようにしましょう。

項目	内容
会議名	例：〇〇プロジェクト定例会議、△△様 お打ち合わせ
日時（When）	例：2023年10月26日（木） 14:00～15:00
場所（Where）	例：本社 第3会議室、オンライン（Zoom）
参加者（Who）	部署名と氏名を記載。敬称は「様」または「さん」で統一。社外の人がいる場合は会社名も記載する。（例：営業部 鈴木、〇〇株式会社 田中様）
議事録作成者	自分の部署と氏名を記載。

誰でも分かりやすい議事録の基本構成

必須項目を記載したら、次はいよいよ会議の内容を記述します。一般的に、議事録の本文は「議題」「議事内容（議論の要旨）」「決定事項」「ToDo（宿題）」といった要素で構成されます。

特に重要なのが、議論の内容と、その結果として決まったことを明確に分けて書くことです。これにより、読み手は「何が話し合われ、結論はどうなったのか」を瞬時に把握できます。

議事録の質を分ける「3つの要点」の書き方

議事録で最も価値があるのは、以下の3つの情報です。この3点を明確に、そして分かりやすく記述することを常に意識しましょう。

1. 決定事項その会議で「何が決まったのか」という結論部分です。誰が読んでも解釈がブレないよう、具体的かつ簡潔に記載します。「～の方向で検討する」といった曖昧な表現ではなく、「～を正式に採用する」のように断定的に書くことがポイントです。
2. 懸案事項（持ち越し課題）会議内で結論が出なかったり、次回以降に再度議論が必要になったりした事項です。これを明記しておくことで、次の会議で議論のし忘れを防ぎます。
3. ToDo（担当者・期限）決定事項を受けて、「誰が（Who）」「何を（What）」「いつまでに（When）」行うのかを具体的に記載します。担当者と期限が明確でないToDoは、実行されない可能性が高まります。この項目があることで、議事録が「ただの記録」から「行動を促すツール」に変わります。

【コピペで使える】目的別の議事録テンプレートと書き方の例

理屈は分かっても、実際に書くとなると手が止まってしまうものです。ここでは、すぐに使える議事録の見本（テンプレート）と具体的な記入例を紹介します。まずはこの形を真似ることから始めてみましょう。

1. 社内定例会議の議事録（見本・記入例）

最も一般的な社内会議用のテンプレートです。シンプルで分かりやすく、汎用性が高いのが特徴です。

【議事録】新商品A プロジェクト定例会議
日時	2023年10月26日（木） 14:00～15:00
場所	第3会議室
参加者	鈴木（リーダー）、佐藤、高橋、田中（敬称略）
作成者	田中
1. 議題 　(1) プロモーション動画の進捗確認 　(2) プレスリリースの内容検討 2. 議事内容 　(1) プロモーション動画の進捗確認 　　・佐藤より、編集作業が7割完了したとの報告。 　　・BGMの選定に難航しており、候補を3つに絞り込んでいる状況。 　(2) プレスリリースの内容検討 　　・高橋より、プレスリリースのドラフトを共有。 　　・訴求ポイントとして「業界初の〇〇機能」をより強調する方向で意見が一致。 3. 決定事項 　・プロモーション動画のBGMは、A案を採用する。 　・プレスリリースの訴求ポイントは「業界初の〇〇機能」とし、ドラフトを修正する。 4. ToDo（宿題） 　・【佐藤さん】BGM（A案）を反映した動画の最終版を完成させる（期限：11/2） 　・【高橋さん】プレスリリースの修正版を作成し、関係者に展開する（期限：11/1） 5. その他・連絡事項 　・次回の定例会議は 11月9日（木）14:00～ に開催予定。 以上

2. 顧客との打ち合わせ議事録（見本・記入例）

社外の人が参加する打ち合わせでは、誰が何を言ったのかを明確にするため、発言者を記載することが多くあります。また、相手への確認事項を明確にすることも重要です。

株式会社〇〇様 お打ち合わせ議事録
日時	2023年10月27日（金） 10:00～11:00
場所	株式会社〇〇様 会議室
参加者	株式会社〇〇：田中様、山田様 弊社：鈴木、佐藤
作成者	佐藤
■ 議題：Webサイトリニューアルに関するご提案 ■ 議事概要 ・弊社より、Webサイトリニューアルの提案内容（A案・B案）をご説明。 ・田中様より、現状の課題として「スマホでの見づらさ」「問い合わせ数の伸び悩み」が挙げられた。 ・ご要望として、特に「若年層へのアプローチ強化」を重視したいとのコメントをいただいた。 ■ 決定事項 ・提案内容については、A案をベースに検討を進めることで合意。 ■ 確認事項（貴社） ・A案のお見積り内容について、社内でご検討ください。 ■ ToDo（弊社） ・【鈴木】A案をベースにした、詳細なスケジュール案を作成し、送付する（期限：11/2） 以上

3. 【Before/After】ダメな議事録と良い議事録の比較例

同じ会議でも、書き方次第で分かりやすさは大きく変わります。ありがちな「ダメな例」と、改善した「良い例」を比較してみましょう。

Before：ダメな議事録	After：良い議事録
【内容】 ・佐藤さんから動画の進捗について話があった。BGMで悩んでいるらしい。 ・高橋さんが作ったプレスリリースの話をした。もっと機能をアピールしたほうがいいんじゃないかという話になった。 ・BGMはA案でいいんじゃないかという感じになった。 ・みんなで頑張ることになった。	【決定事項】 1. プロモーション動画のBGMは、A案を採用する。 2. プレスリリースの訴求ポイントを「業界初の〇〇機能」とし、ドラフトを修正する。 【ToDo】 ・【佐藤さん】BGM（A案）を反映した動画の最終版を完成させる（期限：11/2） ・【高橋さん】プレスリリースの修正版を作成する（期限：11/1）
【問題点】 ・事実と感想が混ざっている ・決定事項が曖昧 ・誰が何をするのか不明確	【改善点】 ・「決定事項」と「ToDo」が明確に分離されている ・ToDoに担当者と期限が明記されている ・具体的で客観的な表現になっている

議事録作成を3ステップでマスター！会議前・中・後の完全手順

質の高い議事録を効率的に作成するには、会議中だけでなく、その前後の動きも非常に重要です。ここでは、議事録作成のプロセスを「会議前」「会議中」「会議後」の3つのステップに分けて、それぞれの具体的なアクションを解説します。

ステップ1：会議前｜準備で8割決まる

優れた議事録は、会議が始まる前から作成が始まっています。事前の準備が、当日のメモの取りやすさや、完成品の質を大きく左右します。

• 目的とゴールを把握する：その会議で「何を決めたいのか」を事前に理解しておくと、議論の要点を掴みやすくなります。
• アジェンダ（議題）を確認する：事前に配布されているアジェンダに目を通し、議論の流れを予測しておきましょう。
• フォーマットを準備する：事前にテンプレートを開き、会議名や参加者など、分かっている情報を入力しておきます。これだけで、会議が始まってから慌てることがなくなります。

ステップ2：会議中｜メモを取るコツと注意点

会議中は、議論に集中しながらも、要点を漏らさずメモを取るスキルが求められます。すべての発言を記録しようとせず、ポイントを絞ることが重要です。

• 5W1Hを意識する：「誰が」「何を」「なぜ」言ったのかを意識してメモします。
• 決定事項・ToDoは特に目立たせる：「【決定】」「【ToDo】」のように記号をつけたり、色を変えたりして、後から見返したときにすぐ分かるように工夫しましょう。
• 分からないことはその場で確認する：専門用語や話の背景が分からない場合は、会議の最後に「恐縮ですが、先ほどの〇〇について、もう少し詳しく教えていただけますか」などと質問する勇気を持ちましょう。正確さが何よりも大切です。
• ICレコーダーや録音アプリを活用する：聞き逃しが不安な場合は、補助的に録音しておくのがおすすめです。ただし、必ず事前に参加者の許可を取りましょう。

ステップ3：会議後｜素早くまとめて共有する

会議が終わったら、記憶が新しいうちに清書作業に取り掛かります。議事録はスピードも命です。

• 当日中、遅くとも翌朝までに清書する：時間が経つほど記憶は薄れ、内容を思い出すのに余計な時間がかかります。できるだけ早く着手するのが、結果的に時短に繋がります。
• メモを元に要点を整理・再構成する：メモをそのまま書き写すのではなく、「基本構成」に沿って情報を整理し、不要な部分を削ぎ落として分かりやすい文章に整えます。
• 上司や先輩に確認してもらう：いきなり全員に共有する前に、まずは上司など信頼できる人に内容を確認してもらいましょう。事実誤認や表現のニュアンスなどをチェックしてもらうことで、手戻りを防ぎ、完成度を高めることができます。
• 関係者に共有する：最終版が完成したら、参加者や関係者にメールなどで共有します。その際、「本日の会議議事録です。内容にご認識違いなどございましたら、ご指摘ください」といった一文を添えると丁寧です。

周りと差がつく！評価される議事録作成の5つのコツ

基本を押さえたら、次はワンランク上の「評価される議事録」を目指しましょう。ここでは、あなたの議事録を劇的に分かりやすくするための5つのコツを紹介します。

1. 結論ファースト（PREP法）で書く

ビジネス文書の基本であるPREP法（Point：結論 → Reason：理由 → Example：具体例 → Point：結論）を意識しましょう。特に「まず結論（決定事項）から書く」ことを徹底するだけで、読み手は最も重要な情報をすぐに掴むことができます。

2. 客観的な事実と主観的な意見を分ける

議事録は客観的な事実を記録するものです。自分の感想や意見（例：「盛り上がった」「素晴らしいアイデアだと思った」など）は含めないようにしましょう。もし発言者の所感などを記載する必要がある場合は、「（〇〇氏の意見として）～との発言があった」のように、誰の意見なのかを明確にして記述します。

3. 専門用語は使わず、誰が読んでも分かる言葉で書く

議事録は、その会議に出ていない人や、専門知識がない人が読む可能性もあります。社内だけで通じる略語や専門用語は避け、できるだけ平易な言葉に置き換えるか、注釈を入れるなどの配慮をしましょう。「中学生が読んでも理解できるか」を一つの基準にすると、分かりやすさが格段に向上します。

4. 箇条書きや見出しで見やすくレイアウトする

文章がだらだらと続いている議事録は、読む気をなくしてしまいます。議題ごとに見出しをつけたり、決定事項やToDoを箇条書きにしたりするなど、視覚的な分かりやすさを意識してレイアウトを工夫しましょう。適度な改行や空白も、読みやすさを助けます。

5. 会議後、できるだけ早く共有する

議事録の価値は、内容の正確さだけでなく「速報性」にもあります。会議で決まったことを受けて、すぐに次のアクションに移りたい人は多くいます。会議後なるべく早く共有することで、関係者の仕事がスムーズに進み、「仕事が早い人」という評価にも繋がります。

議事録作成の効率を劇的に上げる便利ツール

議事録作成のスキルを磨くと同時に、便利なツールを活用することで、作業時間を大幅に短縮し、より質の高い内容に集中することができます。

すぐに使える議事録テンプレート（Word/Excel/Googleドキュメント）

毎回ゼロから作成する手間を省くため、テンプレートの活用は必須です。多くの企業では標準フォーマットが用意されていますが、ない場合は自分で使いやすいものを作成・保存しておきましょう。Word、Excel、Googleドキュメントなど、共有しやすい形式で用意しておくのがおすすめです。

AI搭載の自動文字起こし・議事録作成ツール

近年、テクノロジーの進化は目覚ましく、AIを活用して会議の音声を自動で文字起こしし、要約までしてくれるツールが登場しています。これらのツールを使えば、メモ取りの負担が劇的に軽減され、自分は議論に集中することができます。

• ZoomなどのWeb会議ツール：有料プランでは、会議を録画すると同時に、AIが文字起こしをしてくれる機能が搭載されている場合があります。
• 専用のAI議事録ツール：Notta、toruno、Rimo Voiceなど、高精度な文字起こしに加え、話者分離や要約、ToDo抽出まで自動で行ってくれるサービスも多数あります。

議事録に関する“あるある”な悩み Q&A

最後に、議事録作成に関してよく寄せられる細かい疑問にお答えします。

Q. 議論が脱線した場合、どこまで記録すべき？

A. 基本的には記録する必要はありません。
本筋の議題と関係のない雑談や、完全に脱線した議論は、議事録から省略して問題ありません。議事録の目的は、あくまで会議の要点と決定事項を伝えることです。ただし、その雑談がきっかけで新しいアイデアや重要な決定に繋がった場合は、その経緯が分かるように簡潔に記載しましょう。

Q. 英語の会議での議事録の書き方は？

A. 基本的な構成は同じですが、特有の用語があります。
英語の議事録は一般的に「Minutes」または「Meeting Minutes」、略して「MoM (Minutes of Meeting)」と呼ばれます。記載項目（Meeting Title, Date, Attendeesなど）や構成（Agenda, Discussion, Action Itemsなど）は日本の議事録とほぼ同じです。ポイントは、簡潔な表現と正確な時制（主に過去形）を使うことです。

Q. 議事録を書く人は何と呼ばれますか？

A. 一般的に「書記」と呼ばれます。
議事録の作成を担当する人は「書記（しょき）」と呼ばれることが多いです。その他、単に「議事録担当」や、英語では「note-taker」「recorder」などと呼ばれることもあります。

まとめ：分かりやすい議事録で、仕事の信頼度を上げよう

今回は、議事録の書き方について、その基本から応用、効率化のコツまでを網羅的に解説しました。最後に、本記事の重要なポイントを振り返ります。

• 議事録の目的は「情報共有」「決定事項の明確化」「ToDoの確認」の3つ。
• 基本的な構成として、必須項目（5W1H）に加え、「決定事項」「懸案事項」「ToDo」を明確に分けて書く。
• 作成手順は「会議前（準備）」「会議中（メモ）」「会議後（清書・共有）」の3ステップで考える。
• 評価されるコツは、結論ファースト、客観性、分かりやすい言葉、見やすいレイアウト、そして共有の速さ。
• テンプレートやAIツールをうまく活用し、作業を効率化する。

この記事を読む前の「何を書けばいいんだろう…」という不安は、もう解消されたはずです。議事録の作成は、決して難しいスキルではありません。今回ご紹介した型とコツさえ押さえれば、誰でも「分かりやすいね」と言われる議事録を作成することができます。

まずは、記事中のテンプレートを参考に、次回の会議で早速実践してみてください。その一歩が、あなたのビジネスパーソンとしての信頼を、さらに高めることに繋がるはずです。